1. ¿Qué es el Historial de Recibos y Cobranzas Escolares?
El Historial de Recibos es la herramienta de auditoría y arqueo de caja de la institución educativa. Registra de manera inmutable cada cobranza efectuada por concepto de matrículas, pensiones mensuales, uniformes, libros o servicios escolares, proporcionando trazabilidad completa sobre cajeros, fechas, canales de cobro y comprobantes contables asociados.
🔒 Integridad Contable y Anulaciones Transparentes:
Al anular un recibo erróneo, el sistema no solo lo marca como anulado, sino que restaura automáticamente la deuda pendiente en las cuotas del estudiante y anula el comprobante contable de ingreso para mantener la contabilidad perfectamente cuadrada.
Al anular un recibo erróneo, el sistema no solo lo marca como anulado, sino que restaura automáticamente la deuda pendiente en las cuotas del estudiante y anula el comprobante contable de ingreso para mantener la contabilidad perfectamente cuadrada.
2. Filtros de Búsqueda y Arqueo Rápido
La barra superior permite filtrar recibos según los criterios más comunes para auditoría:
- Búsqueda Global: Número de recibo, nombre del estudiante, código escolar o NIT/Razón Social del pagador.
- Rango de Fechas: Seleccione fechas de inicio y fin para conciliar ingresos diarios, semanales o mensuales.
- Formas de Pago: Filtre por Efectivo, Transferencia / QR, Tarjeta o Depósito para verificar los totales contra los extractos bancarios.
- Total Recaudado: Visualización instantánea del monto total consolidado de los recibos válidos filtrados.
3. Acciones Disponibles por Recibo
| Acción | Descripción y Efecto |
|---|---|
| 🖨️ Reimprimir Recibo | Genera el recibo oficial foliado con membrete institucional, desglose de ítems cancelados y código QR para verificación digital. |
| ⚖️ Ver Asiento Contable | Enlace directo al Comprobante de Ingreso (CI) registrado en el Libro Diario contable. Si no se generó asiento inicialmente, se muestra el botón ⚡ Contabilizar. |
| ✕ Anulación con Reversión | Cancela el recibo, revierte los saldos de las mensualidades correspondientes para que vuelvan a figurar como pendientes de pago y anula el asiento contable. |
| 👁️ Ver Ficha de Alumno | Acceso al estado de cuenta completo del estudiante con todas sus cuotas históricas. |
4. Conciliación y Arqueo Diario de Caja
Al finalizar el turno de caja, el supervisor puede seleccionar la fecha del día y filtrar por canal de pago para contrastar el efectivo físico y las transferencias QR con el total reportado por el sistema, garantizando un cierre transparente y exacto.