1. ¿Qué es el Directorio de Estudiantes?
El Directorio de Estudiantes es el registro central del padrón escolar en Vigematic ERP. Combina en una sola ficha los datos de filiación del alumno, la vinculación con sus apoderados financieros y académicos, los porcentajes de beca o convenios institucionales, y el seguimiento en tiempo real de su estado de cuenta y cuotas pendientes.
Permite separar con total claridad al Responsable Financiero (quien paga las mensualidades y recibe las facturas) del Tutor Académico (quien recibe las notas, avisos de secretaría y citaciones escolares).
2. Estructura de la Ficha del Estudiante
Código escolar (RUDE / Código Interno), documento de identidad, fecha de nacimiento, género, dirección domiciliaria y estado (Activo, Becado, Retirado, Egresado).
Vinculación con el catálogo de clientes con NIT/DNI y Razón Social. El ERP detecta automáticamente si el apoderado tiene otros hijos matriculados para aplicar descuentos familiares.
Contacto principal pedagógico (madre, padre o apoderado legal) para notificaciones por WhatsApp de rendimiento escolar y reuniones de padres.
3. Becas y Descuentos Automáticos por Hermanos
El sistema soporta dos modalidades de descuento:
- Descuentos por Hermanos: Al asociar a un apoderado que ya tiene hijos en el colegio, el sistema calcula y sugiere automáticamente el porcentaje de descuento parametrizado para el 2do, 3er o 4to hermano.
- Becas y Convenios Institucionales: Permite asignar porcentajes personalizados del 0% al 100% con registro del motivo formal (excelencia académica, deportiva, beca socioeconómica o convenio de personal docente).
4. Matrícula Inmediata y Plan de Cuotas
Al registrar a un nuevo estudiante, el operador puede marcar la casilla de Matricular Inmediatamente, seleccionando el Grado y Paralelo:
| Concepto Generado | Detalle Financiero |
|---|---|
| Matrícula Escolar (Cuota 0) | Se registra con vencimiento inmediato según el arancel oficial del grado. |
| Pensiones Mensuales (Cuotas 1 a 10) | Se programan mensualmente (Febrero a Noviembre/Diciembre) calculando el valor neto tras deducir la beca o descuento por hermanos. |
5. Semáforo de Morosidad y Acciones Rápidas
Desde la tabla del directorio, el personal administrativo puede:
- Visualizar el Estado Financiero: Distinguir a los estudiantes al día (Al Día) de aquellos con morosidad (X Cuotas Vencidas con monto total de deuda acumulada).
- Cobrar en Caja: Un botón directo para liquidar pagos en el Punto de Cobranza.
- Enviar Mensaje de Cobranza: Notificación automática con plantilla personalizada enviada al WhatsApp del responsable financiero.