1. La Revolución del Modelo Transaccional Educativo
Una vertical especializada para colegios, escuelas e institutos educativos transforma de raíz el modelo transaccional del software de gestión tradicional:
🎓 Principio Fundamental del ERP Educativo:
El estudiante es la unidad de servicio y seguimiento académico, mientras que el padre de familia o tutor es la entidad financiera, tributaria y de facturación.
El estudiante es la unidad de servicio y seguimiento académico, mientras que el padre de familia o tutor es la entidad financiera, tributaria y de facturación.
2. Arquitectura de Cuentas: Estudiante vs. Responsable Económico
El Módulo Colegio de Vigematic resuelve los desafíos operativos y financieros más complejos de las instituciones educativas:
A. Relación Flexible N a N (Familias y Hermanos)
- Un solo padre/tutor con múltiples hijos: Un tutor puede tener 2, 3 o más hijos inscritos en diferentes niveles (Inicial, Primaria, Secundaria). El sistema permite emitir estados de cuenta y cobranzas consolidadas por familia o individuales por alumno.
- Custodia compartida / Tutores diferenciados: Permite registrar al padre, la madre o un apoderado legal con porcentajes o responsabilidades de pago diferenciadas.
B. Segmentación Tributaria y de Facturación
- El tutor financiero puede exigir que la factura o recibo oficial se emita a nombre de una empresa o a su propio NIT/CI fiscal, mientras que el alumno permanece identificado con su código de matrícula interna o código RUDE.
C. Separación Clara de Perfiles
- Tutor Financiero: Es quien asume la obligación económica, recibe los avisos de vencimiento y realiza los pagos.
- Tutor Académico / Contacto de Emergencia: Persona autorizada para seguimiento de asistencia, calificaciones o retiros.
3. Flujo Operativo en el Módulo Colegio
- Registro de Cursos y Niveles: Se configuran los niveles (Inicial, Primaria, Secundaria) y paralelos (ej. 1ro Primaria "A", 6to Secundaria "B").
- Alta del Alumno y Tutor: Se ingresan los datos del estudiante y se vincula con su responsable económico, número de WhatsApp y dirección.
- Asignación del Plan de Cuotas: Se define la matrícula y el cronograma de 10 mensualidades del año escolar.
- Cobranza en Ventanilla / Caja: El cajero busca por alumno o tutor, selecciona las cuotas a pagar y emite el recibo oficial con código QR.
- Control de Morosidad y Notificaciones: Con un solo clic, se identifican las cuotas vencidas y se envían recordatorios amigables por WhatsApp.
4. Integración Automática con Tesorería y Contabilidad
Cada cobro registrado en el Módulo Colegio impacta en tiempo real en los demás módulos de Vigematic:
- En Tesorería: Se incrementa el turno de caja del cajero y los saldos bancarios si el pago fue por transferencia o QR.
- En Contabilidad: Se genera el comprobante de ingreso afectando las cuentas de Caja/Bancos contra Ingresos por Pensiones Escolares.