1. Introducción: El Directorio de Ocupantes del Condominio
El módulo Propietarios / Ocupantes es el registro central y padrón oficial de residentes de su condominio o edificio. Vincular a cada persona responsable con su respectiva unidad habitacional es fundamental para automatizar el ciclo de cobranzas, emitir recibos de pago con código QR y enviar estados de cuenta y recordatorios vía WhatsApp y correo electrónico.
🏢 Importancia para la Gestión del Edificio:
Un padrón de residentes completo y actualizado garantiza que las notificaciones de expensas lleguen a la persona correcta, agiliza las asambleas de copropietarios y evita confusiones al conciliar pagos y transferencias bancarias.
Un padrón de residentes completo y actualizado garantiza que las notificaciones de expensas lleguen a la persona correcta, agiliza las asambleas de copropietarios y evita confusiones al conciliar pagos y transferencias bancarias.
2. Diferencia entre los Tipos de Ocupante
El sistema permite clasificar a cada persona según su relación jurídica y contractual con la unidad:
| Tipo de Ocupante | Definición y Rol en el Condominio | Responsabilidad Financiera y Legal |
|---|---|---|
| Propietario | Titular legítimo o copropietario del inmueble según título de propiedad. | Responsable legal directo de todas las obligaciones (expensas ordinarias, extraordinarias, multas y cuotas de reserva). Tiene derecho a voto en asambleas. |
| Inquilino / Arrendatario | Persona o familia que reside temporalmente en la unidad bajo contrato de alquiler o anticrético. | Habitualmente responsable del pago de las expensas ordinarias mensuales y consumos de servicios según su contrato de arrendamiento. |
| Familiar / Apoderado | Familiar residente o representante legal autorizado por el propietario ausente. | Contacto de enlace para avisos de mantenimiento, seguridad interna y notificaciones de administración. |
3. Detalle de los Campos del Formulario
- Unidad * (Requerido): Seleccione en el menú desplegable la unidad (ej. Torre Norte - Unidad 302). Debe haber sido creada previamente en el módulo Unidades.
- Nombre Completo * (Requerido): Nombres y apellidos completos del ocupante o razón social si la unidad pertenece a una persona jurídica. Este nombre aparecerá en los recibos oficiales y reportes de cobranza.
- Tipo de Ocupante: Elija entre Propietario, Inquilino o Familiar.
- CI / Documento: Número de cédula de identidad, DNI, RUT o pasaporte. Se imprime en las constancias oficiales de pago.
- Teléfono: Número telefónico principal de contacto. Se recomienda incluir el código de país (ej.
+591 70012345) para el envío directo de boletas y avisos automáticos por WhatsApp. - Correo Electrónico: Dirección de email para el envío digital de estados de cuenta, balances y circulares administrativas.
4. Directorio de Ocupantes y Acciones Disponibles
En la tabla inferior Directorio de Ocupantes, la administración dispone de herramientas de control rápido:
- Editar (✏️): Permite actualizar el número de teléfono, correo electrónico o cambiar el tipo de ocupante cuando se renueva un contrato o cambia el residente.
- Eliminar (🗑️): Permite dar de baja un ocupante que ya no reside en el edificio sin alterar el historial contable ni los recibos emitidos previamente a esa unidad.
- Búsqueda Visual Rápida: Las unidades se muestran destacadas en negrita con su bloque/torre para una identificación instantánea.
5. Flujo de Trabajo Recomendado
Paso a Paso Operativo:
- Crear las unidades en la sección Unidades con sus alícuotas y m².
- Registrar al propietario o inquilino en Propietarios / Ocupantes asegurando teléfono y email.
- Generar las expensas del mes en la sección Expensas.
- Cobrar y emitir recibos en Cobros; el sistema asociará automáticamente los datos del residente a la boleta.