1. ¿Qué es la Emisión Masiva de Expensas?

La Emisión Masiva de Expensas es la función central de facturación y liquidación mensual de Vigematic ERP. Con un solo clic, el sistema recorre todas las unidades registradas y activas en el condominio o edificio, aplica las fórmulas matemáticas de los Conceptos de Cobro previamente configurados (cuota fija, alícuota %, m², etc.) y genera automáticamente las cuentas por cobrar para cada residente.

🌍 Soporte Multidivisa y Enfoque Internacional:
Todas las expensas se generan automáticamente en la moneda de curso legal configurada en su empresa (Dólares USD, Pesos, Soles, Bolivianos, Euros, etc.). Los ejemplos de este manual utilizan el símbolo universal $.

2. Paso a Paso para Generar Expensas del Mes

  1. Año y Mes del Periodo: Indique el mes y año contable al que corresponde la liquidación (ej. Mes: 09 / Año: 2026).
  2. Concepto a Emitir: Seleccione el concepto de cobro a liquidar (ej. Expensa Fija Ordinaria, Aporte Fondo de Reserva o Cuota Extraordinaria de Pintura).
  3. Fecha de Vencimiento: Fije la fecha límite en la que el copropietario o inquilino debe abonar la cuota sin incurrir en mora. Por defecto, el sistema sugiere el último día del mes corriente.
  4. Generar Expensas: Presione el botón Generar Expensas a Todas las Unidades. En segundos, se crearán las obligaciones para cada copropietario y quedarán listas para su cobranza y envío de avisos.

3. Control de Estados de Pago

En la tabla inferior de Expensas Emitidas, el sistema clasifica en tiempo real cada registro con indicadores visuales según su estado financiero:

🟡 Pendiente:
La expensa está emitida y vigente dentro del plazo normal de pago.
🔴 Vencido:
La fecha de vencimiento expiró y la unidad mantiene saldo impago. Se refleja en las alertas de morosidad.
🔵 Pago Parcial:
El residente realizó abonos a cuenta pero aún tiene un remanente por liquidar.
🟢 Pagado:
La expensa fue cancelada al 100% y cuenta con su correspondiente recibo oficial emitido.

4. Filtros Avanzados y Acciones en Lote

  • Búsqueda Rápida: Permite filtrar por número de unidad, torre, bloque, concepto o descripción.
  • Filtrado por Estado y Periodo: Aísle rápidamente solo las expensas Vencidas o Pendientes de un mes específico para acciones de cobranza.
  • Edición Individual (✏️): Si una unidad requiere un ajuste particular (ej. un descuento por pronto pago o un recargo acordado), puede editar el monto o vencimiento sin afectar a los demás vecinos.
  • Eliminación Masiva (🗑️): Si generó por error un periodo duplicado, marque la casilla superior para seleccionar todas las expensas y presione Eliminar seleccionadas.

5. Flujo Posterior a la Emisión

Tras generar las expensas del mes:

  1. En Cuentas por Cobrar podrá imprimir o enviar por WhatsApp y correo los Estados de Cuenta Detallados a cada residente.
  2. En Cobros registrará los pagos en efectivo, transferencias bancarias o cobros con código QR para emitir el recibo oficial y contabilizar automáticamente el asiento.