💳 Manual Operativo de Cobranzas y Cuentas por Cobrar en Condominios

Esta guía detalla los procedimientos recomendados para la administración y tesorería de condominios y edificios residenciales o comerciales.

📅 1. Emisión Masiva de Expensas Mensuales

A inicio de cada mes, la administración genera los cobros correspondientes a todas las unidades:

  1. Ingresa a Expensas (?action=expensas).
  2. En la sección "Generación Masiva de Expensas", configura:
    • Año y Mes: Periodo a liquidar (ej: 2026 / 08).
    • Concepto a Emitir: Selecciona el concepto de cobro (ej: Expensa Ordinaria, Fondo de Reserva, Consumo de Agua).
    • Fecha de Vencimiento: Día límite de pago antes de aplicar recargos por mora.
  3. Haz clic en "Generar Expensas a Todas las Unidades". El sistema calculará el monto exacto para cada unidad según su modalidad (fijo, coeficiente %, superficie m² o consumo medido).

💵 2. Registro de Cobranzas y Emisión de Recibos

Cuando un propietario o inquilino realiza un pago:

  1. Ingresa a Cobros (?action=cobros).
  2. En "Expensa Pendiente", selecciona la deuda de la unidad (el selector muestra automáticamente el saldo adeudado).
  3. Ingresa el Monto Pagado (permite pagos totales o amortizaciones parciales).
  4. Selecciona la Forma de Pago:
    • Efectivo: Se imputa a la Caja de la administración.
    • Transferencia QR / Depósito Bancario: Se imputa a la cuenta recaudadora bancaria.
  5. Ingresa el N° de Referencia o comprobante de transferencia bancaria.
  6. Haz clic en "Registrar Pago".
  7. Se abrirá automáticamente la ventana modal con el Recibo de Cobro Oficial, listo para imprimir o enviar por WhatsApp/correo, con el sello digital y el código del Asiento Contable (⚖️ CI-XXXXXX).

📊 3. Control de Deudores en Mora y Reportes Financieros

  • Cuentas por Cobrar (?action=cuentas_cobrar): Muestra el listado de todas las unidades con saldo pendiente, número de cuotas adeudadas y monto total acumulado. Con el botón "Vista Previa", puede generar e imprimir el estado de cuenta histórico de cualquier unidad para remitir intimaciones de pago.
  • Histórico de Cobros (?action=reportes): Tabla detallada de todos los ingresos recaudados con filtros por año y mes, totales financieros consolidados y enlace a los comprobantes de ingreso contables.